Ken je dat gevoel aan het einde van de dag dat je eigenlijk niet hebt gedaan wat je wilde doen omdat je de hele dag in overleg zat en tussendoor je e-mail wegwerkte? En dat je niet meer toekomt aan waar je voor aangenomen bent? Hoe zit het met de negatieve invloed van teveel e-mailverkeer op de prestaties van werknemers en wat kun je er zelf aan doen?

E-mail stress

De meeste werknemers kunnen hun dag geheel vullen met het beantwoorden van korte termijn-e-mails. Het ‘echte’ werk moet bewaard worden voor de avonduren, of wordt überhaupt niet meer gedaan. Vrijwel iedereen stresst over het teveel aan mails. De meeste werknemers krijgen er rond de 50-100 per dag. Na een uur vergaderen staan er weer twintig nieuwe mails te wachten. Een gemiddelde e-mail wordt naar meerdere mensen verstuurd. Al die mensen gaan daar vervolgens weer op reageren, omdat ze denken dat dit van ze verwacht wordt. Verondersteld wordt dat e-mail voor veel grotere problemen en stress zorgt dan ons social media-gebruik.

Stop met e-mailen

Je kunt stoppen met e-mailen en andere kanalen binnen je organisatie uitproberen, zoals Yammer, een soort intern Facebook, of gewoon een gesprek. Naast de aantallen e-mails die op ons afkomen, laat ook de inhoud van de mails regelmatig te wensen over. De vluchtige manier van communiceren kan leiden tot misverstanden. Miscommunicatie kan zelfs leiden tot ruzies die over de mail worden uitgeknokt. Ook zijn er genoeg mensen die het lastig vinden om een goede mail te schrijven, waardoor ze er heel lang over doen. Zonde van onze kostbare tijd. En toch doen we er allemaal gewoon aan mee. Want net als scholieren met social media, zijn werknemers ook nieuwsgierig en verslaafd aan informatie. Hoe vaak zitten we niet in vergaderingen en verdwijnt plots onze aandacht omdat er een mailtje of app binnenkomt? Hoe vaak kijk jij ’s avonds toch even nieuwsgierig op je smartphone en beantwoordt je nog even snel die mail?

Alternatieven voor e-mail

Het initiatief We Quit Mail van onder andere Kim Spinder daagt ons uit om niet langer via e-mail te communiceren. Ondernemers en werknemers die meedoen aan dit initiatief geven aan dat ze door niet langer te mailen beter zijn gaan samenwerken en effectiever en efficiënter zijn geworden in hun werk. Hoe ze dat voor elkaar hebben gekregen? Door een sprong in het diepe te nemen en te stoppen met mailen. E-mails werden vervangen door mondelinge communicatie of platforms zoals Yammer. Door projecten in Yammer te delen, hoef je niet alles te mailen en kan gezamenlijk gewerkt worden om het project tot een succes te maken.

Minder e-mail minder stress

Naast de impact op de effectiviteit van het werk zelf, heeft Professor Gloria Mark van de University of California aangetoond in een onderzoek naar de effecten van e-mail op de werkomgeving dat mensen die zijn gestopt met e-mailen op het werk minder stress ervaren, en veel meer gefocust en productief zijn in hun werk. Dat komt met name door het feit dat mensen zich minder afgeleid voelen tijdens hun werk en dus niet overal op hoeven te reageren. Een interessant onderzoek.

Conclusie

Wat alle onderzoeken en ervaringen aangeven is dat het initiatief om te minderen met e-mailen bij onszelf ligt. Vaak hoeft niet alles per mail afgehandeld te worden, zeker niet als mensen op kantoor tegenover elkaar zitten. Denk ook eens goed na over de vraag of je wel of niet op een mail moet reageren. Er zijn technologieën die ons kunnen helpen om minder e-mail te gebruiken. Om van ons (wan)gedrag met e-mail af te komen, moeten we eerst de hand in eigen boezem steken. De hamvraag daarbij is: wat wil ik met wie communiceren, en hoe kan ik dat het beste doen?

0
Comments

    Geef een reactie

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

    © 2018 Vitaal!